เอดด้า (ETDA) เผยแนวปฏิบัติระบบราชการที่ต้องปรับเปลี่ยนแบบ “ถูกต้อง ชัดเจน และครอบคลุม” เพื่อก้าวสู่ยุครัฐบาลดิจิทัลได้อย่างไร้ข้อจำกัด พร้อมโชว์ 2 บริการ สร้างความเชื่อมั่น “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์”…
ETDA เผยแนวปฏิบัติ ระบบราชการที่ต้องปรับเปลี่ยนเพื่อก้าวสู่ยุครัฐบาลดิจิทัล
วันนี้เรียกว่าลบภาพจำราชการเดิม ๆ ไปได้เลย เพราะนับตั้งแต่ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2565 มีผลบังคับใช้ เราเห็นภาพการทำงาน การให้บริการของหน่วยงานราชการเริ่มเปลี่ยนไป หลายหน่วยงานให้บริการผ่านระบบออนไลน์ ยกเลิกการใช้เอกสารแบบกระดาษ ทำให้ประชาชนได้รับบริการที่สะดวกรวดเร็วขึ้น
การสร้างจุดเปลี่ยนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเคยจาก พ.ร.บ.ฉบับนี้ เบื้องหลังขับเคลื่อนโดย 4 หน่วยงานสำคัญ คือ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.), สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา, สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ เอ็ตด้า (ETDA)
และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ที่ร่วมปฏิบัติหน้าที่ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติ การให้บริการ การติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายใต้รายละเอียดกฎหมายที่ถูกต้อง ชัดเจน และครอบคลุม เพื่อเข้าไปแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้แก่หน่วยงานภาครัฐ ก้าวสู่รัฐบาลดิจิทัลได้อย่างไร้ข้อจำกัด
ในการผลักดันให้หน่วยงาน และเจ้าหน้าที่รัฐทุก ๆ ระดับ เปลี่ยนวิถีการทำงานเป็นดิจิทัลนั้น ทั้ง 4 หน่วยงาน ย่อมต้องปรับเปลี่ยนด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะหน่วยงาน เอ็ตด้า ที่มีบทบาทสำคัญเป็นทั้งผู้ร่วมขับเคลื่อน และหน่วยงานที่ต้องปฏิบัติตาม พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565
ทั้งนี้ รายละเอียดของกฎหมายฉบับดังกล่าวจะสร้างการเปลี่ยนแปลงให้แก่หน่วยงานรัฐ รวมถึงสัมพันธ์ต่อประชาชนอย่างไร ขณะที่บทบาทของ เอ็ตด้า จะเข้าไปมีส่วนสำคัญโดยตรงในการช่วยยกระดับการทำงานหน่วยงานรัฐอย่างไรนั้น วันนี้มาอัปเดตไปพร้อม ๆ กัน
“พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์” ลดข้อจำกัด เร่งสปีด ราชการดิจิทัล
จุดประสงค์หลักของการทำ “พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565“ นี้คือ การปรับเปลี่ยนการทำงานและการให้บริการของหน่วยงานราชการในรูปแบบออนไลน์ ให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น เพื่อส่งต่อการให้บริการแก่ประชาชนได้ดีกว่าที่เคย
และเมื่อระบบการทำงานของหน่วยงานราชการเปลี่ยนสู่ e–Government ได้อย่างไร้ข้อจำกัด ก็ย่อมส่งผลดีต่อการพัฒนาประเทศทั้งในด้านเศรษฐกิจ และสังคม ขณะเดียวกันกฎหมายดังกล่าว จะเข้ามาแก้ปัญหาให้หลายหน่วยงานราชการ ที่แม้ที่ผ่านมา มีการออกกฎหมายที่เกี่ยวกับเรื่องส่งเสริมความสะดวกค่อนข้างมากก็ตาม
แต่เรื่องของการบังคับใช้กฎหมาย ความชัดเจนของรายละเอียดยังไม่ครอบคลุมข้อระเบียบการปฏิบัติทางกฎหมายที่กว้างพอ ทำให้เกิดข้อจำกัดในการใช้งาน
ตัวอย่าง เช่น “การขอใบอนุญาต“ ตั้งแต่ “การขอ–การออก–การแสดง“ โดยปีที่ผ่านมา แม้มีระเบียบแจ้งว่า คุณสามารถออกใบอนุญาตอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว แต่ทว่า ระเบียบของบางหน่วยงานแจ้งว่า คุณต้องแสดงและติดใบอนุญาตให้เห็นในที่สาธารณะ นั่นแปลว่า คุณต้องติดในรูปแบบกระดาษ (Physical Paper)
ซึ่งจะสังเกตุพบได้ตามร้านค้าหรือร้านโชห่วยบางแห่ง ที่จะยังมีการติดใบอนุญาตอยู่ หรือระเบียบบางแห่งแจ้งระบุลักษณะเฉพาะเลยว่า ต้องติดบนฝาผนังให้ชัดเจน เหล่านี้จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้หลายหน่วยงานราชการทำงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างชะงัก เพราะไม่เปิดช่องทางให้ใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง
ดังนั้น จึงเป็นที่มาในการจัดทำ “พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565“ ที่มีจุดแข็งในรายละเอียดที่กว้างขึ้น แก้ปัญหาข้อจำกัดต่า งๆ ตอบโจทย์การทำงานของหน่วยงานราชการทั่วประเทศ ซึ่งในรายละเอียดของกฎหมายฉบับนี้ จะมีการระบุหนึ่งในมาตราที่เกี่ยวกับรูปแบบการแสดง
หรือให้ประชาชนเห็นเรื่องใบอนุญาตด้วยว่า คุณสามารถแสดงรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องบอกแหล่งที่มา (Electronics Source)ได้โดยไม่จำเป็นต้องติดใบอนุญาตข้างฝาผนังอีกต่อไป รวมถึงเรื่องการขอเอกสารสำเนาบัตรประชาชนก็จะสามารถแสดงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้
ซึ่งหากทุกหน่วยงานราชการประยุกต์ใช้กฎหมายฉบับนี้ได้จำนวนมาก คาดว่า เรื่องการให้บริการของหน่วยงานภาครัฐต่อประชาชนจะดีขึ้นอย่างมากทีเดียว
เมื่อ พ.ร.บ. ประกาศใช้ หน่วยงานรัฐต้องปรับการทำงานเรื่องไหนบ้าง?
แม้หน่วยงานรัฐมีหลายเรื่องต้องปรับเปลี่ยน แต่หลักหัวใจกว้าง ๆ ที่เป็นพื้นฐานสำคัญที่ต้องเร่งปรับก่อนเลย คือ “หน่วยงานรัฐต้องรับเอกสารที่ประชาชนยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้“ และ “ต้องสามารถตอบกลับประชาชนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้“ ถ้าประชาชนต้องการข้อมูลเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ฉะนั้น หน่วยงาน และเจ้าหน้าที่รัฐจึงต้องปรับตัวการทำงานในส่วนนี้อันดับแรก ๆ โดยต้องศึกษาระเบียบกฏหมาย วิธีการใช้ภายในหน่วยงาน ซึ่งตัวอย่างที่ง่ายที่สุด คือ การใช้ระบบ e–Saraban หรือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในการรับรองการรับ ส่ง เซ็น และเก็บเอกสารทางออนไลน์
ทั้งนี้ ที่ผ่านมา เอ็ตด้า มีการนำร่องใช้ระบบ e–Saraban ภายในหน่วยงานแล้ว รวมถึงเปิดให้หน่วยงานภาครัฐอื่น ๆ นำระบบดังกล่าวไปใช้ด้วย
อย่างไรก็ตาม เมื่อลงรายละเอียดถึงแนวปฏิบัติ ใน พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 สามารถแบ่งได้ 3 ชุด ดังนี้
- แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ยังไม่มีความพร้อมมากนักในด้านเทคโนโลยี
- แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานทั่วไประดับกลาง ซึ่งอาจจะมีขนาดใหญ่ขึ้นรวมถึงมีการติดต่อที่ซับซ้อนขึ้น
- แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานที่มีความพร้อมสูง มีความรู้เข้าใจในเชิง IT Operation และ IT Support ที่สูง
นอกจากนี้ เมื่อเข้าสู่กระบวนการทำงานแล้ว จะมีกระบวนการโดยกว้าง 8 ข้อ ที่หน่วยงานและเจ้าหน้าที่รัฐ ต้องพิจารณาปรับให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ
- การให้ข้อมูล
- การรับเอกสารต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
- การตรวจสอบ กระบวนการพิจารณาภายในหน่วยงานรัฐต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
- กระบวนการอนุมัติหรือการลงลายมือ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
- การออกใบอนุญาติ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
- การทำการชำระบริการ ต้องเป็น e-Payment
- การนำส่งกลับข้อมูลให้ผู้ขอ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
- การแสดงข้อมูล ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
ทั้งนี้ ยังสามารถศึกษารายละเอียดกระบวนการได้ที่เว็บไซต์ของ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.)
เอ็ตด้า กับบทบาท “ผู้ร่วมกำหนดนโยบาย & ผู้ให้บริการ” สนับสนุนการใช้ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565
ในการทำงานขับเคลื่อน พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 ร่วมกับ 3 หน่วยงานแกนสำคัญนั้น แต่ละหน่วยงานจะมีหน้าที่ที่รับผิดชอบแตกต่างกัน โดยสรุปสังเขป ได้ดังนี้ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) รับทำหน้าที่เชิง Project Management
เพื่อติดตามประสานงานกับหน่วยงานทั่วไป พร้อมให้แนวทางปฏิบัติ การให้บริการ ในการแก้ปัญหาทั้งหลาย แก่ หน่วยงานภาครัฐ, สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา รับหน้าที่หลักเรื่องการทำกฏหมาย และรายละเอียดกฏหมาย
สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพร. ทำหน้าที่ไปช่วยแก้ปัญหาการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงกำหนดแนวปฏิบัติ เพื่อให้หน่วยงานภาครัฐนำไปใช้
ขณะที่ เอ็ตด้า มีบทบาทหลัก แบ่งได้ 2 มุม เริ่มที่ มุมผู้กำหนดนโยบาย คือ ทำหน้าที่กำหนดมาตรฐานเพื่อสนับสนุนกฎหมายฉบับนี้ พร้อมทั้งกำหนดแนวทางปฏิบัติ เช่น Digital ID หรือการพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) เป็นต้น
และมุมผู้ให้บริการ เมื่อแนวปฏิบัติออกมาแล้ว จะใช้จริงใช้อย่างไร เอ็ตด้า จึงมีการสนับสนุนเครื่องมือดิจิทัล ผ่าน 2 บริการหลัก ๆ ได้แก่
บริการ Web Validation เป็นระบบตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ TEDA Web Validation Portal
โดย เอ็ตด้า จัดทำขึ้นเพื่อประโยชน์ในการอำนวยความสะดวกแก่หน่วยงานและผู้ประกอบการ ให้มีแหล่งตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของ การประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Timestamping) การลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
รวมถึงเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ซึ่งจะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการประทับรับรองเวลา การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงข้อมูลเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้
โดยรูปแบบการตรวจเป็นไปตามวิธีการของวิทยาการเข้ารหัสลับ (Cryptography) โดยปี 2566 เฉพาะเดือนมกราคม–มีนาคม ดำเนินการให้บริการแล้ว รวม 13,137 ข้อมูล
บริการ e–Timestamp การประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์
เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและรับรองการมีอยู่ของเอกสาร ณ เวลานั้นๆ เช่นเดียวกับการประทับตรายางหมึกที่สำนักงานต่างๆ มักใช้ประทับเวลาเมื่อได้รับเอกสารต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยี Timestamping Authority (TSA) ที่มีความน่าเชื่อถือ และมีการตรวจสอบความถูกต้องของเวลาที่ใช้อ้างอิง
สามารถใช้ประกอบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือเพื่อรับรองการมีอยู่ของเอกสาร ซึ่ง TSA จะเป็นเสมือนพยาน หรือบุคคลที่ 3 ที่เชื่อถือได้ เนื่องจากไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียกับเอกสารดังกล่าว อีกทั้งสามารถใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการประทับรับรองเวลาแล้วนั้น ถูกแก้ไขหรือไม่
โดยปี 2566 เฉพาะเดือนมกราคม–มีนาคม ดำเนินการจัดการข้อมูลไปแล้ว รวม 655,945 ข้อมูล ทั้งนี้ ในส่วนบริการ e–Timestamp ตั้งแต่วันที่ 30 กันยายน 2566 เป็นต้นไป เอ็ตด้า จะปรับการทำงานจากผู้ให้บริการโดยตรง ถอยมาเป็นผู้โปรโมตทางอ้อมแทน เพื่อทำหน้าที่นำประสบการณ์การใช้ และเข้าใจประเด็นปัญหาการใช้
รูปแบบการใช้งานหรือการให้บริการแบบไหนที่เหมาะสม ไปผลักดันผู้ให้บริการรายอื่น ซึ่งปัจจุบันมีขึ้นแล้วราว 2-3 ราย จัดทำให้เกิด Trust Service ที่จะไปตอบโจทย์ พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565
จะเห็นว่า ความเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทันต่อกระแสโลกดิจิทัล อย่างการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาทรานส์ฟอร์มระบบการทำงาน และพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความเข้าใจพร้อมมีทักษะทางดิจิทัลนั้น ได้เกิดขึ้นเพิ่มขึ้นต่อหลายภาคส่วนอย่างไม่หยุดยั้ง ซึ่งความท้าทายของหน่วยงานราชการไทย เปลี่ยนสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันนั้นยังคงมี
โดยเฉพาะเรื่องกรอบความคิด (Mindset) ของเจ้าหน้าที่รัฐระดับสูง ที่ถ้าหากมองว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ซับซ้อน ยุ่งยาก การทำงานแบบเดิมยังใช้งานได้อยู่นั้น ก็ย่อมส่งผลให้การเกิดขึ้นของระบบราชการอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปได้ยาก ฉะนั้น เอ็ตด้า จึงต้องเดินหน้าสร้างความรู้ ความเข้าใจ ร่วมกับหน่วยงานพาร์ทเนอร์
ซึ่งหากปัญหากรอบความคิดถูกขจัดไปแล้ว ปัญหาด้านงบประมาณ และเครื่องมือที่ไม่เพียงพอ ก็ย่อมได้รับการแก้ไขตามไปด้วย และหน่วยงานรัฐทั่วประเทศจะแตกต่างจากในอดีตอย่างแน่นอน
สามารถติดต่อข้อมูลที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ www.etda.or.th หรือ เพจเฟซบุ๊ก เอ็ตด้า ไทยแลนด์ รวมถึงทุกช่องทางโซเชียลมีเดียของ เอ็ตด้า ไทยแลนด์
ส่วนขยาย
* บทความเรื่องนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ในมุมมองที่น่าสนใจ
** เขียน: ชลัมพ์ ศุภวาที (บรรณาธิการ และผู้สื่อข่าว)
*** ขอขอบคุณภาพประกอบบางส่วนจาก N/A
สามารถกดติดตามข่าวสาร และบทความทางด้านเทคโนโลยีของเราได้ที่ www.facebook.com/itday.in.th
 เผยแนวปฏิบัติระบบราชการที่ต้องปรับเปลี่ยนแบบ "ถูกต้อง ชัดเจน และครอบคลุม" เพื่อก้าวสู่ยุครัฐบาลดิจิทัลได้อย่างไร้ข้อจำกัด){kind=link}