ETDA เผยแนวปฏิบัติระบบราชการที่ต้องปรับเปลี่ยนเพื่อก้าวสู่ยุครัฐบาลดิจิทัล

ETDA

เอดด้า (ETDA) เผยแนวปฏิบัติระบบราชการที่ต้องปรับเปลี่ยนแบบ “ถูกต้อง ชัดเจน และครอบคลุม” เพื่อก้าวสู่ยุครัฐบาลดิจิทัลได้อย่างไร้ข้อจำกัด พร้อมโชว์ บริการ สร้างความเชื่อมั่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์”…

ETDA เผยแนวปฏิบัติ ระบบราชการที่ต้องปรับเปลี่ยนเพื่อก้าวสู่ยุครัฐบาลดิจิทัล

วันนี้เรียกว่าลบภาพจำราชการเดิม ๆ ไปได้เลย เพราะนับตั้งแต่ ...การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ..2565 มีผลบังคับใช้ เราเห็นภาพการทำงาน การให้บริการของหน่วยงานราชการเริ่มเปลี่ยนไป หลายหน่วยงานให้บริการผ่านระบบออนไลน์ ยกเลิกการใช้เอกสารแบบกระดาษ ทำให้ประชาชนได้รับบริการที่สะดวกรวดเร็วขึ้น

การสร้างจุดเปลี่ยนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเคยจาก พ.ร.บ.ฉบับนี้ เบื้องหลังขับเคลื่อนโดย 4 หน่วยงานสำคัญ คือ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.), สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา, สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ เอ็ตด้า (ETDA)

และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ที่ร่วมปฏิบัติหน้าที่ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติ การให้บริการ การติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายใต้รายละเอียดกฎหมายที่ถูกต้อง ชัดเจน และครอบคลุม เพื่อเข้าไปแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้แก่หน่วยงานภาครัฐ ก้าวสู่รัฐบาลดิจิทัลได้อย่างไร้ข้อจำกัด

ในการผลักดันให้หน่วยงาน และเจ้าหน้าที่รัฐทุก ๆ ระดับ เปลี่ยนวิถีการทำงานเป็นดิจิทัลนั้น ทั้ง หน่วยงาน ย่อมต้องปรับเปลี่ยนด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะหน่วยงาน เอ็ตด้า ที่มีบทบาทสำคัญเป็นทั้งผู้ร่วมขับเคลื่อน และหน่วยงานที่ต้องปฏิบัติตาม พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ .2565  

ทั้งนี้ รายละเอียดของกฎหมายฉบับดังกล่าวจะสร้างการเปลี่ยนแปลงให้แก่หน่วยงานรัฐ รวมถึงสัมพันธ์ต่อประชาชนอย่างไร ขณะที่บทบาทของ เอ็ตด้า จะเข้าไปมีส่วนสำคัญโดยตรงในการช่วยยกระดับการทำงานหน่วยงานรัฐอย่างไรนั้น วันนี้มาอัปเดตไปพร้อม ๆ กัน 

... การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ลดข้อจำกัด เร่งสปีด ราชการดิจิทัล

ETDA

จุดประสงค์หลักของการทำ พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ .2565 นี้คือ การปรับเปลี่ยนการทำงานและการให้บริการของหน่วยงานราชการในรูปแบบออนไลน์ ให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น เพื่อส่งต่อการให้บริการแก่ประชาชนได้ดีกว่าที่เคย

และเมื่อระบบการทำงานของหน่วยงานราชการเปลี่ยนสู่ eGovernment ได้อย่างไร้ข้อจำกัด ก็ย่อมส่งผลดีต่อการพัฒนาประเทศทั้งในด้านเศรษฐกิจ และสังคม ขณะเดียวกันกฎหมายดังกล่าว จะเข้ามาแก้ปัญหาให้หลายหน่วยงานราชการ ที่แม้ที่ผ่านมา มีการออกกฎหมายที่เกี่ยวกับเรื่องส่งเสริมความสะดวกค่อนข้างมากก็ตาม

แต่เรื่องของการบังคับใช้กฎหมาย ความชัดเจนของรายละเอียดยังไม่ครอบคลุมข้อระเบียบการปฏิบัติทางกฎหมายที่กว้างพอ ทำให้เกิดข้อจำกัดในการใช้งาน

ตัวอย่าง เช่นการขอใบอนุญาต ตั้งแต่ การขอการออกการแสดง โดยปีที่ผ่านมา แม้มีระเบียบแจ้งว่า คุณสามารถออกใบอนุญาตอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว แต่ทว่า ระเบียบของบางหน่วยงานแจ้งว่า คุณต้องแสดงและติดใบอนุญาตให้เห็นในที่สาธารณะ นั่นแปลว่า คุณต้องติดในรูปแบบกระดาษ (Physical Paper) 

ซึ่งจะสังเกตุพบได้ตามร้านค้าหรือร้านโชห่วยบางแห่ง ที่จะยังมีการติดใบอนุญาตอยู่ หรือระเบียบบางแห่งแจ้งระบุลักษณะเฉพาะเลยว่า ต้องติดบนฝาผนังให้ชัดเจน เหล่านี้จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้หลายหน่วยงานราชการทำงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างชะงัก เพราะไม่เปิดช่องทางให้ใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง

ดังนั้น จึงเป็นที่มาในการจัดทำพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ .2565 ที่มีจุดแข็งในรายละเอียดที่กว้างขึ้น แก้ปัญหาข้อจำกัดต่า งๆ ตอบโจทย์การทำงานของหน่วยงานราชการทั่วประเทศ ซึ่งในรายละเอียดของกฎหมายฉบับนี้ จะมีการระบุหนึ่งในมาตราที่เกี่ยวกับรูปแบบการแสดง

หรือให้ประชาชนเห็นเรื่องใบอนุญาตด้วยว่า คุณสามารถแสดงรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องบอกแหล่งที่มา (Electronics Source)ได้โดยไม่จำเป็นต้องติดใบอนุญาตข้างฝาผนังอีกต่อไป รวมถึงเรื่องการขอเอกสารสำเนาบัตรประชาชนก็จะสามารถแสดงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้

ซึ่งหากทุกหน่วยงานราชการประยุกต์ใช้กฎหมายฉบับนี้ได้จำนวนมาก คาดว่า เรื่องการให้บริการของหน่วยงานภาครัฐต่อประชาชนจะดีขึ้นอย่างมากทีเดียว 

เมื่อ ... ประกาศใช้ หน่วยงานรัฐต้องปรับการทำงานเรื่องไหนบ้าง?

แม้หน่วยงานรัฐมีหลายเรื่องต้องปรับเปลี่ยน แต่หลักหัวใจกว้าง ๆ ที่เป็นพื้นฐานสำคัญที่ต้องเร่งปรับก่อนเลย คือ หน่วยงานรัฐต้องรับเอกสารที่ประชาชนยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ และ ต้องสามารถตอบกลับประชาชนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ถ้าประชาชนต้องการข้อมูลเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ฉะนั้น หน่วยงาน และเจ้าหน้าที่รัฐจึงต้องปรับตัวการทำงานในส่วนนี้อันดับแรก ๆ โดยต้องศึกษาระเบียบกฏหมาย วิธีการใช้ภายในหน่วยงาน ซึ่งตัวอย่างที่ง่ายที่สุด คือ การใช้ระบบ eSaraban หรือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในการรับรองการรับ ส่ง เซ็น และเก็บเอกสารทางออนไลน์

ทั้งนี้ ที่ผ่านมา เอ็ตด้า มีการนำร่องใช้ระบบ eSaraban ภายในหน่วยงานแล้ว รวมถึงเปิดให้หน่วยงานภาครัฐอื่น ๆ นำระบบดังกล่าวไปใช้ด้วย 

อย่างไรก็ตาม เมื่อลงรายละเอียดถึงแนวปฏิบัติ ใน พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.2565 สามารถแบ่งได้ 3 ชุด ดังนี้

  • แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ยังไม่มีความพร้อมมากนักในด้านเทคโนโลยี
  • แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานทั่วไประดับกลาง ซึ่งอาจจะมีขนาดใหญ่ขึ้นรวมถึงมีการติดต่อที่ซับซ้อนขึ้น
  • แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานที่มีความพร้อมสูง มีความรู้เข้าใจในเชิง IT Operation และ IT Support ที่สูง

นอกจากนี้ เมื่อเข้าสู่กระบวนการทำงานแล้ว จะมีกระบวนการโดยกว้าง 8 ข้อ ที่หน่วยงานและเจ้าหน้าที่รัฐ ต้องพิจารณาปรับให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ

  1. การให้ข้อมูล
  2. การรับเอกสารต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
  3. การตรวจสอบ กระบวนการพิจารณาภายในหน่วยงานรัฐต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
  4. กระบวนการอนุมัติหรือการลงลายมือ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
  5. การออกใบอนุญาติ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
  6. การทำการชำระบริการ ต้องเป็น e-Payment
  7. การนำส่งกลับข้อมูลให้ผู้ขอ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์
  8. การแสดงข้อมูล ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์

ทั้งนี้ ยังสามารถศึกษารายละเอียดกระบวนการได้ที่เว็บไซต์ของ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.)

เอ็ตด้า กับบทบาทผู้ร่วมกำหนดนโยบาย & ผู้ให้บริการสนับสนุนการใช้ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565

ETDA

ในการทำงานขับเคลื่อน พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 ร่วมกับ หน่วยงานแกนสำคัญนั้น แต่ละหน่วยงานจะมีหน้าที่ที่รับผิดชอบแตกต่างกัน โดยสรุปสังเขป ได้ดังนี้ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) รับทำหน้าที่เชิง Project Management 

พื่อติดตามประสานงานกับหน่วยงานทั่วไป พร้อมให้แนวทางปฏิบัติ การให้บริการ ในการแก้ปัญหาทั้งหลาย แก่ หน่วยงานภาครัฐ, สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา รับหน้าที่หลักเรื่องการทำกฏหมาย และรายละเอียดกฏหมาย 

สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพรทำหน้าที่ไปช่วยแก้ปัญหาการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงกำหนดแนวปฏิบัติ เพื่อให้หน่วยงานภาครัฐนำไปใช้

ขณะที่ เอ็ตด้า มีบทบาทหลัก แบ่งได้ มุม เริ่มที่ มุมผู้กำหนดนโยบาย คือ ทำหน้าที่กำหนดมาตรฐานเพื่อสนับสนุนกฎหมายฉบับนี้ พร้อมทั้งกำหนดแนวทางปฏิบัติ เช่น Digital ID หรือการพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) เป็นต้น

และมุมผู้ให้บริการ เมื่อแนวปฏิบัติออกมาแล้ว จะใช้จริงใช้อย่างไร เอ็ตด้า จึงมีการสนับสนุนเครื่องมือดิจิทัล ผ่าน บริการหลัก ๆ ได้แก่

บริการ Web Validation เป็นระบบตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ TEDA Web Validation Portal 

ETDA

โดย เอ็ตด้า จัดทำขึ้นเพื่อประโยชน์ในการอำนวยความสะดวกแก่หน่วยงานและผู้ประกอบการ ให้มีแหล่งตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของ การประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Timestamping) การลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

รวมถึงเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ซึ่งจะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการประทับรับรองเวลา การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงข้อมูลเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้

โดยรูปแบบการตรวจเป็นไปตามวิธีการของวิทยาการเข้ารหัสลับ (Cryptography) โดยปี 2566 เฉพาะเดือนมกราคมมีนาคม ดำเนินการให้บริการแล้ว รวม 13,137 ข้อมูล

บริการ eTimestamp การประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์

ETDA

เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและรับรองการมีอยู่ของเอกสาร ณ เวลานั้นๆ เช่นเดียวกับการประทับตรายางหมึกที่สำนักงานต่างๆ มักใช้ประทับเวลาเมื่อได้รับเอกสารต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยี Timestamping Authority (TSA) ที่มีความน่าเชื่อถือ และมีการตรวจสอบความถูกต้องของเวลาที่ใช้อ้างอิง

สามารถใช้ประกอบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือเพื่อรับรองการมีอยู่ของเอกสาร ซึ่ง TSA จะเป็นเสมือนพยาน หรือบุคคลที่ ที่เชื่อถือได้ เนื่องจากไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียกับเอกสารดังกล่าว อีกทั้งสามารถใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการประทับรับรองเวลาแล้วนั้น ถูกแก้ไขหรือไม่

โดยปี 2566 เฉพาะเดือนมกราคมมีนาคม ดำเนินการจัดการข้อมูลไปแล้ว รวม 655,945 ข้อมูล ทั้งนี้ ในส่วนบริการ eTimestamp ตั้งแต่วันที่ 30 กันยายน 2566 เป็นต้นไป เอ็ตด้า จะปรับการทำงานจากผู้ให้บริการโดยตรง ถอยมาเป็นผู้โปรโมตทางอ้อมแทน เพื่อทำหน้าที่นำประสบการณ์การใช้ และเข้าใจประเด็นปัญหาการใช้

รูปแบบการใช้งานหรือการให้บริการแบบไหนที่เหมาะสม ไปผลักดันผู้ให้บริการรายอื่น ซึ่งปัจจุบันมีขึ้นแล้วราว 2-3 ราย จัดทำให้เกิด Trust Service ที่จะไปตอบโจทย์ พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.2565

ETDA

จะเห็นว่า ความเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทันต่อกระแสโลกดิจิทัล อย่างการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาทรานส์ฟอร์มระบบการทำงาน และพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความเข้าใจพร้อมมีทักษะทางดิจิทัลนั้น ได้เกิดขึ้นเพิ่มขึ้นต่อหลายภาคส่วนอย่างไม่หยุดยั้ง ซึ่งความท้าทายของหน่วยงานราชการไทย เปลี่ยนสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันนั้นยังคงมี

โดยเฉพาะเรื่องกรอบความคิด (Mindset) ของเจ้าหน้าที่รัฐระดับสูง ที่ถ้าหากมองว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ซับซ้อน ยุ่งยาก การทำงานแบบเดิมยังใช้งานได้อยู่นั้น ก็ย่อมส่งผลให้การเกิดขึ้นของระบบราชการอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปได้ยาก ฉะนั้น เอ็ตด้า จึงต้องเดินหน้าสร้างความรู้  วามเข้าใจ ร่วมกับหน่วยงานพาร์ทเนอร์

ซึ่งหากปัญหากรอบความคิดถูกขจัดไปแล้ว ปัญหาด้านงบประมาณ และเครื่องมือที่ไม่เพียงพอ ก็ย่อมได้รับการแก้ไขตามไปด้วย และหน่วยงานรัฐทั่วประเทศจะแตกต่างจากในอดีตอย่างแน่นอน

สามารถติดต่อข้อมูลที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ www.etda.or.th หรือ เพจเฟซบุ๊ก เอ็ตด้า ไทยแลนด์  รวมถึงทุกช่องทางโซเชียลมีเดียของ เอ็ตด้า ไทยแลนด์

ส่วนขยาย

* บทความเรื่องนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ในมุมมองที่น่าสนใจ 
** เขียน: ชลัมพ์ ศุภวาที (บรรณาธิการ และผู้สื่อข่าว) 
*** ขอขอบคุณภาพประกอบบางส่วนจาก N/A

สามารถกดติดตามข่าวสาร และบทความทางด้านเทคโนโลยีของเราได้ที่  www.facebook.com/itday.in.th

ITDay

 

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.