Adobe แนะนำ Acrobat และ Sign ทำงานตอบโจทย์ผู้ใช้มากขึ้นผ่าน Live Sign

อะโดบี (Adobe) แนะนำ Acrobat และ Sign ทำงานตอบโจทย์ผู้ใช้มากขึ้นผ่าน Live Sign การเซ็นชื่อเสมือนจริงใน Microsoft Teams…

อะโดบี แนะนำ Adobe Acrobat และ Sign ที่ทำงานตอบโจทย์ผู้ใช้มากขึ้นผ่าน Live Sign

ทุกวันนี้ การทำงานเอกสารร่วมกันกับทีมเป็นเรื่องที่พบได้ทั่วไป ไม่ต่างอะไรจากการดื่มกาแฟแก้วแรกในตอนเช้า นอกจากนี้การตรวจสอบ และเซ็นชื่อในเอกสารสำคัญด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งแล้ว คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการติดต่อสื่อสารกับพนักงาน และลูกค้าขณะที่คุณทำงานจากที่บ้านได้อีกด้วย

ที่อะโดบี เรามุ่งมั่นที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดทุกที่ทุกเวลา ด้วยการนำเสนอประสบการณ์ที่เหนือชั้นระดับโลกสำหรับงานเอกสาร และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) บนแพลตฟอร์มที่ได้รับการยอมรับและใช้งานอย่างแพร่หลาย เช่น แพลตฟอร์มของไมโครซอฟท์ (Microsoft)

ที่งาน อะโดบี Summit เราได้เปิดตัวการบูรณาการสำหรับ อะโดบี Document Cloud ใน Microsoft Teams ซึ่งนับเป็นพัฒนาการก้าวสำคัญสำหรับความร่วมมือของทั้ง 2 บริษัทในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในรูปแบบใหม่ ทั้งนี้ อะโดบี Sign เป็นเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไมโครซอฟท์ไว้วางใจเลือกใช้

โดยถูกผนวกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของไมโครซอฟท์ซึ่งมีผู้ใช้งานกว่า 180 ล้านคนในองค์กรต่างๆ ทั่วโลก รวมถึงบริษัทฮิตาชิ, ธนาคาร TSB, ซาโนฟี่, หน่วยงานรัฐฮาวาย และมูลนิธิมหาวิทยาลัยรัฐไอโอวา และตอนนี้ผู้ใช้งานกว่า 100 ล้านคนทั่วโลก

ที่ประสานงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ซัพพลายเออร์ และลูกค้าใน Microsoft Teams สามารถเข้าถึงเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และ PDF ที่ดีที่สุดได้จากภายใน Teams โดยตรง เมื่อปี 2562 รายงานผลการศึกษาเกี่ยวกับผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยรวมของฟอเรสเตอร์ (Forrester Total Economic Impact Study)

ที่อะโดบีร่วมจัดทำ ระบุว่า องค์กรที่ใช้ อะโดบี Document Cloud และ Microsoft สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 9.1 ล้านดอลลาร์ และประหยัดเวลาการทำงานได้ 65 ชั่วโมง/ปีสำหรับพนักงานแต่ละคน

เพิ่มความปลอดภัยในการเซ็นอนุมัติ พร้อมประสบการณ์การเซ็นชื่อต่อหน้าแบบเสมือนจริงด้วย อะโดบี Sign for Microsoft Teams

ในช่วงปีที่ผ่านมา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อผู้ใช้ และองค์กรต่าง ๆ โดย อะโดบี Sign มีการเติบโตกว่า 200 เปอร์เซ็นต์ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ 2563 ถึงกุมภาพันธ์ 2564 เมื่อเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อนหน้า  

และตอนนี้ไมโครซอฟท์ได้เพิ่มเติมโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อะโดบี Sign ไว้ในแอปใหม่ Microsoft Teams Approvals นอกเหนือไปจากผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ทั้งหมดของบริษัทฯ ทั้งนี้ อะโดบี Sign เป็นโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบเนทีฟเพียงหนึ่งเดียวภายใน Microsoft Teams 

และเป็นโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตัวแรกที่พร้อมใช้งานในแอป Approvals โดยผู้ใช้จะสามารถใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อะโดบี Sign ไว้ในเอกสารที่ต้องการอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว และปลอดภัย โดยดำเนินการภายใน Approvals ใน Teams โดยตรง  

นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึง และจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด รวมถึงคำร้องขอการอนุมัติอื่น ๆ ในรูปแบบที่ปลอดภัย ตรวจสอบได้ และมีการยืนยันตัวตนผู้ใช้ อย่างไรก็ดี หัวใจสำคัญของประสบการณ์งานเอกสารทั้งหมดอยู่ที่การติดต่อสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน (face-to-face) สถานการณ์การแพร่ระบาดที่เกิดขึ้นทั่วโลก

ส่งผลให้รูปแบบการเซ็นชื่อต่อหน้าเปลี่ยนแปลงไปอย่างถาวร ด้วยฟีเจอร์ใหม่ Live Sign ใน Microsoft Teams มีเพียงแค่ อะโดบี Sign เท่านั้นที่สามารถนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลใน Teams ที่ให้ความรู้สึกเหมือนกับการเซ็นชื่อต่อหน้า โดยมีการเพิ่มเติมเลเยอร์ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือ  

ตัวอย่างเช่น แพทย์ให้คำปรึกษาแก่ผู้ป่วยผ่านวิดีโอคอลล์ใน Teams โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับการผ่าตัดที่จะต้องดำเนินการ และมีการขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ป่วยสำหรับแบบฟอร์มคำยินยอมต่าง ๆ โดยทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายใน Teams

ทำงานเอกสารร่วมกันอย่างไร้รอยต่อด้วย Acrobat สำหรับ Microsoft Teams

ในช่วงปีที่ผ่านมา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อผู้ใช้และองค์กรต่าง ๆ โดย อะโดบี Sign มีการเติบโตกว่า 200% ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ 2563 ถึงกุมภาพันธ์ 2564 เมื่อเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อนหน้า และตอนนี้ไมโครซอฟท์ได้เพิ่มเติมโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อะโดบี Sign 

ไว้ในแอปใหม่ Microsoft Teams Approvals นอกเหนือไปจากผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดของบริษัทฯ ทั้งนี้ อะโดบี Sign เป็นโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบเนทีฟเพียงหนึ่งเดียวภายใน Microsoft Teams และเป็นโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตัวแรกที่พร้อมใช้งานในแอป Approvals 

โดยผู้ใช้จะสามารถใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อะโดบี Sign ไว้ในเอกสารที่ต้องการอนุมัติได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยดำเนินการภายใน Approvals ใน Teams โดยตรง  นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึง และจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด รวมถึงคำร้องขอการอนุมัติอื่น ๆ

ในรูปแบบที่ปลอดภัย ตรวจสอบได้ และมีการยืนยันตัวตนผู้ใช้ อย่างไรก็ดี หัวใจสำคัญของประสบการณ์งานเอกสารทั้งหมดอยู่ที่การติดต่อสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน (face-to-face)  สถานการณ์การแพร่ระบาดที่เกิดขึ้นทั่วโลกส่งผลให้รูปแบบการเซ็นชื่อต่อหน้าเปลี่ยนแปลงไปอย่างถาวร  

ด้วยฟีเจอร์ใหม่ Live Sign ใน Microsoft Teams มีเพียงแค่ อะโดบี Sign เท่านั้นที่สามารถนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลใน Teams ที่ให้ความรู้สึกเหมือนกับการเซ็นชื่อต่อหน้า โดยมีการเพิ่มเติมเลเยอร์ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือ  

ทำงานเอกสารร่วมกันอย่างไร้รอยต่อด้วย อะโดบี Acrobat สำหรับ Microsoft Teams

ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตาม จำเป็นที่จะต้องทำให้ทุกฝ่ายเข้าใจ “ตรงกัน“ บุคลากรฝ่ายครีเอทีฟ และลูกค้ามักจะประสบปัญหาในการเชื่อมโยงข้อคิดเห็นเข้ากับเอกสารงานปรู๊ฟที่เกี่ยวข้อง ส่วนเอเจนซี่ที่ยื่นประมูลในโครงการสำคัญก็จำเป็นต้องสอบถามข้อมูลจากฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะส่งรายงานข้อเสนอให้แก่ลูกค้า

สิ่งที่ผู้ใช้ต้องการคือข้อมูลที่รวมรวมมาเป็นชุดเดียวกันจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ องค์กรธุรกิจหลายล้านแห่งทั่วโลกไว้วางใจเลือกใช้ Acrobat เพื่อรองรับการใช้งาน PDF ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับเอกสารในรูปแบบ Microsoft 365 และด้วย Acrobat สำหรับ Microsoft Teams

ผู้ใช้ Acrobat หลายคนจะสามารถใส่ข้อคิดเห็น (Comment) และคำอธิบายประกอบ (Annotation) ไว้ในเอกสาร PDF ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint, OneDrive หรือ Teams โดยไม่ต้องออกจาก Teams ข้อคิดเห็นเหล่านี้ถูกบันทึกไว้ในไฟล์ PDF ไฟล์เดียวที่สามารถจัดเก็บได้

ลองนึกภาพว่าคุณว่าจ้างพนักงานในตำแหน่งใหม่สำหรับทีมงานของคุณ  คุณสามารถตรวจสอบประวัติย่อของผู้สมัครร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณใน Teams โดยใช้เครื่องมือ Commenting และ Annotation ของ Adobe Acrobat เพื่อไฮไลต์ส่วนสำคัญ ๆ ในประวัติย่อ

ซึ่งเพื่อนร่วมงานของคุณอาจสนใจเป็นพิเศษ และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนในทันทีภายใน Teams เมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณตอบกลับข้อคิดเห็นของคุณ จากนั้นคุณก็สามารถจัดเก็บเอกสารประวัติย่อที่มีข้อคิดเห็นของคุณ และเพื่อนร่วมงานไว้ใน SharePoint หรือ OneDrive

พัฒนาการก้าวต่อไป

แม้ว่านี่จะเป็นพัฒนาการก้าวสำคัญในความร่วมมือของอะโดบี และไมโครซอฟท์ แต่เราไม่ได้หยุดเพียงแค่นั่น ในอนาคต ผู้ใช้จะได้สัมผัสกับฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นจากความร่วมมือดังกล่าว ทั้งในส่วนของ อะโดบี Document Cloud และโซลูชั่นอื่น ๆ ของอะโดบี ซึ่งสอดรับกับความมุ่งมั่นของทั้ง 2 บริษัท ในการนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลที่ทันสมัย ซึ่งจะกลายเป็นหัวใจหลักของการทำงานในอนาคต

ส่วนขยาย

* บทความเรื่องนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ในมุมมองที่น่าสนใจ 
** เขียน: ชลัมพ์ ศุภวาที (บรรณาธิการ และผู้สื่อข่าว) 
*** ขอขอบคุณภาพประกอบบางส่วนจาก N/A

สามารถกดติดตามข่าวสารและบทความทางด้านเทคโนโลยีของเราได้ที่  www.facebook.com/itday.in.th