งานบัญชี กับ New Normal ในโลกที่การปิดบัญชีทำได้แม้ไม่ได้อยู่ในออฟฟิต

เมื่อบริษัทต่าง ๆ ต้องค้นหาแนวทางในการดำเนินธุรกิจ New Normal ในปัจจุบัน นักบริหารการเงินต้องปรับวิธีการทำงานเพื่อที่จะลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ…

Accounting กับ New Normal โลกที่การปิดบัญชีทำได้แม้ไม่ได้อยู่ในออฟฟิต

ปัจจุบันบริษัทต่าง ๆ ต้องค้นหาแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่ท่ามกลางสภาวะการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน นักบริหารการเงินกำลังทำการปรับวิธีการทำงานเพื่อที่จะลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ฝ่ายการเงินหลายบริษัทในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกได้มีการปรับการทำงานเมื่อต้องทำงาน และบริหารจัดการขั้นตอนการทำงาน

เพื่อปิดบัญชีนอกสถานที่เป็นครั้งแรก บริษัทต่าง ๆ ต้องเสาะหาแนวทางมากมายในการทำงานนอกสถานที่ เพื่อที่จะรับมือและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ นับตั้งแต่การรับฟังปัญหา เพื่อที่จะสร้างสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานให้เหมาะสม และสอดคล้องกับความต้องการของพนักงาน

บริษัทยังต้องสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่โปร่งใส และเอื้อต่อการทำงานเพื่อให้พนักงานรู้สึกเชื่อมั่นในกระบวนการทำงาน และให้ความร่วมมือมากยิ่งขึ้น

บริษัทในเอเชียแปซิฟิกรับมือกับสถานกรณ์ในปัจจุบันอย่างไร?

เอเดรียน จอห์นสัน รองประธานกรรมการอาวุโส ฝ่ายคลาวด์แอปพลิเคชันส์ (SaaS) ออราเคิล คอร์ปอเรชั่น ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก และญี่ปุ่น กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงระบบองค์กรนั้นกำลังแผ่ขยายไปทั่วภูมิภาคและ บางภูมิภาคนั้นมีการปรับระบบให้ดีขึ้นกว่าเดิมมากกว่าที่อื่น ๆ

หลายองค์กรจึงพากันปรับใช้แนวทางการทำงานแบบใหม่ๆเพื่อดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง และเป็นการเปลี่ยนผ่านการทำงานจากในองค์กรสู่การทำงานนอกสถานที่ได้อย่างราบรื่น เนื่องจากฝ่ายการเงินถือเป็นศูนย์กลางของความอยู่รอดทางธุรกิจ นอกจากนี้ มีความกังวลเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย

ของการใช้เครือข่ายส่วนตัวข้ามประเทศ (VPN) และสิทธิความมั่นคงปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล ทำให้องค์กรต่าง ๆ กำลังอยู่ในในระหว่างพิจารณาทบทวนโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีของตนเอง รวมถึงรวบรวมเครื่องมือเพื่อการเชื่อมต่อ และการบริหารจัดการทางไกล เพื่อรับมือกับการปรับเปลี่ยนระบบ

การทำงานนอกสถานที่จากทางไกล–สร้างประโยชน์หรือเสียหาย?

เมื่อพนักงานไม่ได้นั่งทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่จะช่วยตอบคำถามพวกเขาได้ในทันที ความยืดหยุ่น ความโปร่งใส และการทำงานได้ด้วยตัวเอง จึงถือเป็นปัจจัยสำคัญ ในปัจจุบันหลายองค์กรต่างเริ่มมองเห็นถึงข้อได้เปรียบในการใช้ซอฟต์แวร์คลาวด์กับขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ

เพราะทีมงานไม่เพียงแค่สามารถเข้าถึงระบบงานได้จากทางไกล และทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้เท่านั้น แต่ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนรวม ผังระบบงานต่างๆที่ถูกรวบรวมไว้ และยังสามารถติดตามเทคโนโลยีใหม่ๆได้ตลอดเวลา ด้วยสิ่งรองรับความปลอดภัยนี้ช่วยลดปัญหาต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น

ในการทำงาน ในขณะที่ยังเป็นการรักษามาตรฐานการทำงานได้อย่างดี ในกรณีตัวอย่างของธนาคารเอเชียคอมเมอร์เชียลแบงก์ (Asia Commercial Bank) หนึ่งในธนาคารที่ใหญ่ที่สุดของเวียดนามซึ่งหันมาใช้ระบบคลาวด์ของออราเคิล Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) Cloud 

เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบการเงินทั้งหมด การจัดซื้อ และการบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ เมื่อนำโซลูชั่นคลาวด์มาใช้ในบริษัท ธนาคารสามารถจัดการรอบการปิดบัญชีและการรายงานผลปลายเดือนได้เร็วขึ้น 50% การเปลี่ยนมาใช้ระบบคลาวด์

ยังทำให้ธนาคารไม่ต้องบริหารจัดการแอปพลิเคชั่นที่ศูนย์ข้อมูลด้วยตัวเอง จึงช่วยลดการใช้คนในสถานที่ทำงาน ทำให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างสะดวกสบายโดยไม่เกิดผลกระทบต่อการทำงาน

เพราะเหตุใดบริษัทบางแห่งจึงสามารถทำงานนอกสถานที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าบริษัทอื่น ๆ?

ทีมงานฝ่ายการเงินของบริษัทต่าง ๆ นั้นต้องพึ่งพาเทคโนโลยีการประมวลผลบนระบบคาวด์อย่างมากในการสะสางงานบัญชีค้างรับค้างจ่าย งานปรับบัญชี และธุรกรรมภายในบริษัท ย่อมสามารถปิดงานบัญชีได้อย่างราบรื่นกว่าทีมที่ใช้เทคโนโลยีของบริษัทบนเครือข่ายส่วนข้ามประเทศ (VPN)

หรือทีมที่ป้อนข้อมูลลงซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) ด้วยตนเอง โดยบริษัทที่ไม่ได้ใช้เทคโนโลยีคลาวด์ต่างพบว่า VPN ยังทำงานได้ไม่เต็มที่ เนื่องจากถูกสร้างมาเพื่อให้ทำงานได้รวดเร็ว ดังนั้นจึงทำให้ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) มักเกิดข้อผิดพลาดอยู่เสมอ

อีกทั้งบริษัทที่ใช้เทคโนโลยีการประมวลผลบนระบบคลาวด์ยังสามารถตรวจดูกิจกรรมต่าง ๆ ได้บนแผงควบคุมเดียว ซึ่งมองเห็นสถานะของงานสำคัญทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์ อาทิ การสรุปข้อมูล รายการคงค้าง ฯลฯ ซึ่งสร้างความมั่นใจว่าฝ่ายการเงินจะมีข้อมูลปัจจุบันที่แม่นยำ

ยกตัวอย่างเช่น บริษัท ฮินดาลโค อินดัสตรี้ จำกัด (Hindalco Industries Ltd.) บริษัทผู้ผลิตอลูมิเนียมและทองแดงชั้นนำ เคยประสบปัญหามากมายในการรวบรวมข้อมูลที่ต่อเนื่องจากหลาย ๆ ที่เพื่อจัดทำรายงานการเงินแบบเรียลไทม์ ความสามารถในการปิดงานบัญชีได้อย่างรวดเร็วทั้งในแง่คุณภาพ ความแม่นยำ และสอดคล้อง

กับมาตรฐานที่กำหนด ถือเป็นที่โจทย์ยาก หากทำได้ไม่ถึงมาตรฐานก็อาจส่งผลกระทบเชิงลบต่อบริษัทได้ ด้วยเหตุนี้ เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ เรียบง่าย ฮินดาลโคจึงเลือกใช้ระบบ Oracle Enterprise Performance Management (EPM) Cloud 

และ เพิ่มประสิทธิภาพของการบริหารการเงิน และการรายงานผลตามระเบียบข้อบังคับโดยใช้พลังแห่งข้อมูล และระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ ในรูปแบบของการลงทุนที่คุ้มค่า

อีกหนึ่งตัวอย่างคือ หน่วยงานภาษีอากร (Inland Revenue Authority) แห่งประเทศนิวซีแลนด์ ซึ่งเปลี่ยนมาใช้ระบบคลาวด์ของออราเคิล Oracle EPM Cloud ในการดำเนินงานทุกโครงการได้อย่างราบรื่นและประหยัดเวลา 

โดยก่อนหน้านี้ หน่วยงานต้องบริหารงบประมาณผ่านซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) ซึ่งจำเป็นต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการกรอกข้อมูลหรืออัพเดตข้อมูล และด้วยระบบคลาวด์รุ่นใหม่นี้ ข้อมูลทั้งหมดจึงถูกรวบรวมไว้บนแพลตฟอร์มเดียว

ซึ่งกลายเป็นแหล่งข้อมูลเบ็ดเสร็จในหนึ่งเดียว เห็นได้จากการที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีบริหารคนหนึ่งซึ่งโดยปกติต้องใช้เวลาถึง 5 วันกับระบบงานใหม่นี้ สามารถลดการทำงานเหลือครึ่งเดียวจาก 5 วันเต็ม

เส้นทางเบื้องหน้า

ในขณะที่บริษัทต่าง ๆ กำลังดิ้นรนอย่างยากลำบาก เพื่อสร้างหลักประกันในการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง และสามารถปิดงานบัญชีนอกสถานที่ได้ในแต่ละไตรมาส แต่กลับมีบริษัทบางแห่งที่ทำงานนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแห่งอื่น ๆ

แม้บริษัทต่าง ๆ จะพากันทดสอบประสิทธิภาพด้านเทคโนโลยีของตนเองเพื่อให้เห็นถึงช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้น แต่สิ่งสำคัญอย่างมากก็คือ พวกเขาจำเป็นต้องตรวจสอบ และเสริมประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานของตนเองด้วย เพื่อปูทางสู่อนาคตที่สดใส

ส่วนขยาย

* บทความเรื่องนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ในมุมมองที่น่าสนใจ 
** เขียน: ชลัมพ์ ศุภวาที (บรรณาธิการ และผู้สื่อข่าว) 
*** ขอขอบคุณภาพประกอบบางส่วนจาก www.pexels.com

สามารถกดติดตามข่าวสารและบทความทางด้านเทคโนโลยีของเราได้ที่  www.facebook.com/itday.in.th

• Facebook
• X
• Line